سياسة الخصوصية لمنصة سند ليكسورا

1. التعريف بالمنصة

سند ليكسورا هي منصة تقنية سحابية بنظام البرمجيات كخدمة (SaaS)، متخصصة في خدمة المحامين ومكاتب وشركات المحاماة والمنشآت القانونية، وتوفر أدوات رقمية لإدارة أعمال المنشأة القانونية، بما في ذلك إدارة الحسابات والمستخدمين والعملاء والقضايا والعقود والمستندات والمواعيد والفواتير والتحصيل والتقارير والخدمات التقنية المرتبطة بها.

2. نطاق تطبيق السياسة

تطبق هذه السياسة على البيانات الشخصية التي تتم معالجتها من خلال موقع سند ليكسورا وتطبيقاتها وأنظمتها وخدماتها الإلكترونية، وعلى المستخدمين والزوار والمشتركين وممثلي المنشآت القانونية والأشخاص الذين تتم معالجة بياناتهم من خلال المنصة.

قد تعمل سند ليكسورا، بحسب طبيعة المعالجة، كجهة تحكم بالنسبة إلى البيانات التي تجمعها مباشرة لإدارة الحسابات والاشتراكات وتشغيل المنصة، كما قد تعمل كجهة معالجة للبيانات التي يقوم المحامي أو مكتب المحاماة بإدخالها إلى المنصة لإدارة أعماله وملفات عملائه، وذلك وفق الاتفاقيات والتعليمات المنظمة للعلاقة بين الأطراف.

3. البيانات الشخصية التي قد نجمعها

قد تجمع المنصة وتعالج، بحسب الخدمات المستخدمة، أنواعًا مختلفة من البيانات، ومنها بيانات الهوية مثل الاسم ورقم الهوية أو الإقامة عندما تكون مطلوبة، وبيانات الاتصال مثل رقم الجوال والبريد الإلكتروني والعنوان، والبيانات المهنية مثل اسم المنشأة القانونية والمسمى الوظيفي ورقم الترخيص المهني عند الحاجة، وبيانات الحساب والمستخدم والصلاحيات وسجلات الدخول.

كما قد تتم معالجة بيانات العملاء والموكلين وأطراف القضايا التي يدخلها المستخدم المصرح له إلى المنصة، بالإضافة إلى بيانات القضايا والعقود والمذكرات والمستندات والمرفقات والمواعيد ومعلومات الفواتير والتحصيل والمعاملات المرتبطة بالخدمات.

وقد تجمع المنصة كذلك البيانات التقنية مثل عنوان بروتوكول الإنترنت (IP)، ونوع الجهاز والمتصفح ونظام التشغيل وسجلات الاستخدام والأحداث الأمنية ومعلومات الجلسات وملفات تعريف الارتباط وتقنيات مماثلة.

قد تحتوي بعض المستندات أو القضايا التي يتم إدخالها بواسطة المستخدمين على بيانات شخصية حساسة، ويكون التعامل معها وفق الضوابط النظامية والتقنية المطبقة وبما يتناسب مع طبيعتها.

4. كيفية جمع البيانات الشخصية

قد نحصل على البيانات الشخصية مباشرة من المستخدم عند إنشاء الحساب أو الاشتراك أو تحديث الملف الشخصي أو استخدام الخدمات أو التواصل مع الدعم الفني أو إدخال البيانات والمستندات إلى المنصة.

وقد نحصل على بعض البيانات بطريقة غير مباشرة من الأنظمة والخدمات المتكاملة مع المنصة، مثل خدمات التحقق من الهوية، وخدمات الدفع، والرسائل النصية، والبريد الإلكتروني، أو الأنظمة التي يطلب المستخدم ربطها بالمنصة، وذلك وفق الأذونات والمسوغات النظامية ذات الصلة.

كما يتم جمع بعض المعلومات التقنية تلقائيًا لأغراض الأمان وتشغيل النظام وتحسين الأداء.

5. أغراض معالجة البيانات

تتم معالجة البيانات الشخصية للأغراض اللازمة لتقديم وتشغيل خدمات سند ليكسورا، بما في ذلك إنشاء الحسابات والتحقق من المستخدمين وإدارة الاشتراكات والصلاحيات، وتشغيل أدوات إدارة القضايا والعملاء والمستندات والعقود والفواتير والتحصيل، وتقديم الدعم الفني وخدمة العملاء.

كما قد تستخدم البيانات لحماية المنصة والمستخدمين من الاستخدام غير المصرح به والاحتيال والاختراقات الأمنية، وإدارة سجلات التدقيق، وتحسين جودة الخدمات والأداء وتجربة المستخدم، وتنفيذ الالتزامات التعاقدية والنظامية، وإرسال الإشعارات المتعلقة بالخدمة والأمان والاشتراك.

ولا تتم معالجة البيانات الشخصية لاحقًا بطريقة تتعارض مع الغرض الذي جُمعت من أجله إلا في الحالات التي يسمح بها النظام.

6. الأساس النظامي لمعالجة البيانات

تعتمد سند ليكسورا في معالجة البيانات الشخصية، بحسب طبيعة كل عملية، على واحد أو أكثر من المسوغات النظامية المعترف بها، ومنها تنفيذ عقد يكون صاحب البيانات طرفًا فيه، والوفاء بالتزامات نظامية، وموافقة صاحب البيانات عندما تكون الموافقة هي المسوغ المناسب، وتحقيق مصلحة مشروعة لا تتعارض مع حقوق ومصالح صاحب البيانات، أو غير ذلك من المسوغات التي يجيزها نظام حماية البيانات الشخصية.

وعندما تعتمد المعالجة على الموافقة، يحق لصاحب البيانات سحب موافقته وفق الإجراءات المتاحة ما لم يوجد مسوغ نظامي آخر يجيز أو يوجب استمرار المعالجة.

7. بيانات مكاتب المحاماة والعملاء والقضايا

تُعد البيانات التي يقوم المحامي أو مكتب أو شركة المحاماة بإدخالها إلى حسابه في سند ليكسورا بيانات خاضعة لإدارة المنشأة القانونية التي قامت بإدخالها أو طلبت معالجتها.

وتتعامل سند ليكسورا مع تلك البيانات وفق الصلاحيات والتعليمات والاتفاقيات المعتمدة، ولا تستخدم محتوى ملفات القضايا أو مستندات العملاء لأغراض مستقلة غير مرتبطة بتقديم الخدمة إلا إذا كان هناك مسوغ نظامي واضح يسمح بذلك.

ويلتزم المستخدم بعدم إدخال أو رفع أي بيانات أو مستندات إلى المنصة ما لم يكن لديه الصلاحية أو المسوغ النظامي للقيام بذلك.

8. مشاركة البيانات والإفصاح عنها

لا تقوم سند ليكسورا ببيع البيانات الشخصية.

وقد تتم مشاركة البيانات مع جهات خارجية تقدم خدمات داعمة للمنصة، وذلك بالحد الأدنى اللازم لتقديم الخدمة، وتشمل هذه الجهات:

• دفترة (Daftra): الفوترة والمحاسبة السحابية وإصدار الفواتير الضريبية.
• ميسر (Moyasar) وتمارا (Tamara): بوابات الدفع الإلكتروني والدفع الآجل.
• منصة هاتف / Voxa: إرسال رسائل واتساب الخاصة برموز التحقق والإشعارات.
• مزود الاستضافة السحابية: تشغيل البنية التحتية وتخزين البيانات والنسخ الاحتياطي.
• خدمات البريد الإلكتروني (SMTP): إرسال رسائل التحقق والإشعارات والعروض.

وتتم مشاركة البيانات مع تلك الجهات وفق عقود وضوابط تضمن حماية البيانات الشخصية، وبالقدر الذي يلزمها لأداء مهامها فقط.

وقد يتم الإفصاح عن البيانات إلى جهة حكومية أو قضائية أو تنظيمية مختصة عندما يكون الإفصاح مطلوبًا بموجب الأنظمة أو بناءً على طلب نظامي واجب التنفيذ.

وتعمل المنصة على حصر الوصول إلى البيانات في الأشخاص والجهات التي تحتاج إليها بالقدر اللازم لتحقيق الغرض المحدد.

9. معالجة بيانات الدفع

عند استخدام خدمات الدفع الإلكتروني أو الدفع الآجل، قد تتم معالجة البيانات اللازمة لإتمام العملية بواسطة مزود خدمة الدفع أو التمويل المعتمد وفق سياساته ومتطلباته النظامية.

ولا يتم استخدام بيانات الدفع إلا للأغراض المرتبطة بإتمام المعاملة وإدارة الاشتراك والتسوية والوفاء بالمتطلبات النظامية ذات الصلة.

10. مكان تخزين البيانات

يتم تخزين ومعالجة البيانات باستخدام بنية تحتية وتقنيات سحابية آمنة في:

موقع الاستضافة: iFastNet

وتتخذ سند ليكسورا التدابير اللازمة لحماية البيانات أثناء التخزين والنقل والنسخ الاحتياطي.

وفي حال الحاجة إلى نقل أو معالجة بيانات شخصية خارج المملكة العربية السعودية، يتم ذلك فقط وفق أحكام نظام حماية البيانات الشخصية ولائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة والضمانات والمتطلبات النظامية ذات الصلة.

11. مدة الاحتفاظ بالبيانات

يتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية للمدة اللازمة لتحقيق الغرض الذي جُمعت أو عولجت من أجله، أو للمدة التي تتطلبها الأنظمة واللوائح والالتزامات التعاقدية المعمول بها.

وقد تختلف مدة الاحتفاظ بحسب نوع البيانات وطبيعة الخدمة والعلاقة التعاقدية والمتطلبات النظامية.

وبالنسبة إلى بيانات القضايا والعملاء التي تعالجها سند ليكسورا نيابة عن مكتب المحاماة، تخضع مدة الاحتفاظ كذلك لإعدادات وتعليمات وسياسة الاحتفاظ المعتمدة لدى المنشأة القانونية، ما لم يتطلب النظام خلاف ذلك.

وعند انتهاء الغرض من الاحتفاظ وعدم وجود مسوغ نظامي للاحتفاظ بالبيانات، يتم إتلافها أو إزالة ما يؤدي إلى تحديد هوية صاحبها باستخدام وسائل آمنة تمنع استعادتها أو استخدامها بصورة غير مشروعة.

12. حماية البيانات والأمن السيبراني

تطبق سند ليكسورا تدابير إدارية وتنظيمية وتقنية مناسبة لحماية البيانات الشخصية من الوصول غير المصرح به أو الاستخدام أو التعديل أو الإفصاح أو الفقد أو التلف أو التسرب.

وقد تشمل هذه التدابير، بحسب البنية التقنية المعتمدة، تشفير الاتصالات والبيانات، وإدارة الصلاحيات والأدوار، والمصادقة متعددة العوامل، وعزل بيانات المنشآت، وتسجيل العمليات وسجلات التدقيق، والمراقبة الأمنية، والنسخ الاحتياطي، وإدارة الثغرات والتحديثات، وإجراءات الاستجابة للحوادث الأمنية.

ولا يعني تطبيق التدابير الأمنية إمكانية ضمان منع جميع المخاطر بصورة مطلقة، إلا أن المنصة تتخذ الإجراءات المعقولة والمتناسبة مع طبيعة وحساسية البيانات.

13. حوادث تسرب البيانات

عند اكتشاف حادثة تتعلق بتسرب أو اختراق البيانات الشخصية، يتم التعامل معها وفق الإجراءات النظامية وخطة الاستجابة للحوادث المعتمدة.

ويتم تقييم الحادثة وتحديد طبيعة البيانات المتأثرة والمخاطر الناتجة عنها، واتخاذ الإجراءات اللازمة لاحتوائها ومعالجة آثارها، وإشعار الجهات المختصة أو أصحاب البيانات متى استوجبت الأنظمة ذلك.

14. حقوق صاحب البيانات الشخصية

وفقًا لنظام حماية البيانات الشخصية، يحق لصاحب البيانات، بحسب الأحوال والقيود النظامية، معرفة كيفية وأسباب جمع ومعالجة بياناته الشخصية، والوصول إلى بياناته، والحصول على نسخة منها بصيغة واضحة ومقروءة متى كان ذلك ممكنًا، وطلب تصحيحها أو استكمالها أو تحديثها، وطلب إتلافها في الحالات التي يسمح بها النظام، وسحب الموافقة عندما يكون الاعتماد على الموافقة هو أساس المعالجة.

يمكن تقديم طلب متعلق بالبيانات الشخصية وممارسة الحقوق من خلال:

تتم معالجة الطلبات والتحقق من هوية مقدم الطلب والرد عليها وفق المدد والإجراءات التي يحددها النظام واللوائح ذات الصلة.

وفي الحالات التي تكون فيها سند ليكسورا جهة معالجة نيابة عن مكتب محاماة، فقد يتم توجيه الطلب إلى مكتب المحاماة باعتباره الجهة المسؤولة عن تحديد أغراض ووسائل معالجة تلك البيانات.

15. ملفات تعريف الارتباط (الكوكيز)

تستخدم المنصة ملفات تعريف ارتباط ضرورية فقط، وهي المطلوبة لتشغيل جلسة تسجيل الدخول والمحافظة على أمان الحساب، ولا تعمل المنصة بدونها. ولا تستخدم سند ليكسورا ملفات تعريف ارتباط لأغراض التتبع الإعلاني أو الإعلانات الموجهة.

وقد تتضمن صفحات الموقع التسويقي مكونات معروضة من منصة Framer التي صُممت عبرها تلك الصفحات، وتخضع أي تقنيات مرتبطة بها لسياسات مزودها.

16. استخدام الذكاء الاصطناعي

قد توفر سند ليكسورا خصائص تعتمد على تقنيات الذكاء الاصطناعي، مثل البحث أو تلخيص المستندات أو المساعدة في تنظيم البيانات، بحسب الخدمات المتاحة للمستخدم.

وعند استخدام هذه الخصائص، تتخذ المنصة التدابير المناسبة للحد من البيانات المستخدمة إلى القدر اللازم لتقديم الخدمة، وتراعي متطلبات حماية البيانات والسرية وأماكن المعالجة ومزودي الخدمة المستخدمين.

ولا يجوز اعتبار المخرجات الآلية للذكاء الاصطناعي بديلًا عن التقييم المهني للمحامي أو المستشار المختص.

17. بيانات الأطفال والقُصّر

لا تستهدف سند ليكسورا الأطفال مباشرةً كمستخدمين مستقلين للمنصة.

وإذا تضمنت الملفات القانونية أو القضايا بيانات شخصية لأطفال أو قُصّر، فإنها تعالج ضمن الملف القانوني المرفوع بواسطة المستخدم المهني المصرح له، وتطبق عليها المتطلبات والضمانات النظامية المناسبة.

18. الحسابات والصلاحيات

يتحمل كل مستخدم مسؤولية المحافظة على سرية بيانات الدخول الخاصة به وعدم مشاركتها مع الآخرين.

ويجب على المنشآت المشتركة إدارة صلاحيات موظفيها وتقييد وصول كل مستخدم إلى المعلومات التي يحتاج إليها لأداء مهامه.

وتحتفظ المنصة بسجلات مرتبطة بالدخول والإجراءات المهمة لأغراض الأمان والمراجعة والتدقيق وحماية المستخدمين.

19. التسويق والاتصالات

قد تقوم سند ليكسورا بإرسال إشعارات تشغيلية مرتبطة بالحساب أو الاشتراك أو الأمان أو الخدمات المستخدمة.

أما الرسائل التسويقية، فتتم وفق المتطلبات النظامية والموافقات اللازمة، مع توفير إمكانية إلغاء الاشتراك في الرسائل التسويقية متى كانت طبيعتها تسمح بذلك.

20. الشكاوى والاعتراضات

إذا كان لديك استفسار أو شكوى أو اعتراض يتعلق بمعالجة بياناتك الشخصية أو ممارسة حقوقك، يمكنك التواصل مع:

وسنعمل على دراسة الطلب أو الشكوى والتعامل معها وفق الأنظمة والإجراءات المعمول بها.

وفي حال عدم رضا صاحب البيانات عن معالجة الشكوى، يحق له التقدم بشكواه إلى الجهة المختصة بحماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية: الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، عبر موقعها الرسمي sdaia.gov.sa أو منصة حاكم أو أي من القنوات الرسمية المعلنة من الهيئة.

21. مسؤول حماية البيانات الشخصية

عندما تكون الجهة المشغلة ملزمة نظامًا بتعيين مسؤول لحماية البيانات الشخصية، أو إذا تم تعيينه بصورة اختيارية، يمكن التواصل معه عبر:

22. التعديلات على سياسة الخصوصية

يجوز تحديث هذه السياسة عند تطوير خدمات سند ليكسورا أو تغيير طرق معالجة البيانات أو صدور متطلبات نظامية جديدة.

وسيتم نشر النسخة المحدثة على الموقع أو التطبيق مع توضيح تاريخ آخر تحديث، وقد يتم إشعار المستخدمين بالتغييرات الجوهرية من خلال البريد الإلكتروني أو إشعارات المنصة أو الوسائل المناسبة.

استمرار استخدام الخدمات بعد نفاذ التحديثات يكون خاضعًا للنسخة المحدثة من السياسة، دون الإخلال بالحقوق والمتطلبات النظامية المتعلقة بالموافقات عندما تكون الموافقة مطلوبة.

23. التواصل معنا

لأي استفسارات تتعلق بهذه السياسة أو معالجة البيانات الشخصية أو ممارسة حقوق صاحب البيانات، يرجى التواصل معنا من خلال: